Lusix Person's Notes

一般計畫經費運作分為四個主要項目，業務費（含人事費）、設備費、國外差旅費，以及管理費，以下由後向前簡要說明：

1. 管理費：原則上由計畫主持人自主運用之經費，以性質來說，其使用目的較不受限，只要是與計畫管理面向有一定關聯性之名目皆可報支，包含具正當理由之餐敘、活動餐費，或是就全職人員進行資遣時需撥付之資遣費用，皆得由管理費來進行撥付。管理費的基本定義，為計畫主持人在進行管理時所使用之經費，故其運用狀態原則上僅有計畫主持人可進行瀏覽，但計畫個別同仁的必要花用，經計畫主持人先行同意之後，亦得以透過請購系統來支用管理費，其具體流程一樣是透過出差、請購、日薪領據或非固定薪資領據的線上系統申報，經計畫主持人在同一系統上線上簽核後，相關經費便可於管理費項下支付。
   • <font color="red">待確認資訊</font>：管理費是否僅能透過非固定薪資領據的方式報支？依目前對線上系統進行的觀察，僅發現「非固定薪資領據」申報系統可圈選管理費之欄位，那麼其他如月薪、日薪領據、國外差旅、設備採購與出差請購，是否得以紙本的方式支用之？
2. 國外差旅費：倘院外經費計畫書中有規劃，方可專款使用之經費。
3. 設備費：購置伺服器、桌上型電腦、筆記型電腦等資訊設備相關之費用。原則上個別價金一萬元以上之財產，才會被列入「設備」品項，個別價金一萬元以下之財產，則在管理的觀念裡不視為「設備」，其購置改列入「業務費」裡支用。
   • 財產被視為「設備」則須被列管，一萬元以下五百元以上之「物品」亦須被列管；單品五百元以下則多被視為文具類與耗材類，購置後得不列帳管理。
   • 若院外計畫書有明列贈品類財產，例如T-shirt、隨身碟等得於活動辦理時作為賓客贈品之物件，可在請購簽呈中述明在購入後不將其視為「設備」與「物品」來進行財產管理；然其後在發送時，亦須建冊登記贈送對象及贈送理由，以在必要時得出具相關紀錄來證明並未浮濫撥給。
4. 業務費（內含人事費）：一般計畫的經費運轉狀況，是將人事費用（計畫參與人員的固定薪資）列入業務費大項中，一併規劃處理；可說，不列入管理費、國外差旅費，以及設備費之金額項目，幾乎全列入業務費這個分類項目中。

• 依科技部101年7月19的新修訂的規則，補助經費各分類項目之間，得進行50％比例的流用，所謂50％比例意指流入金額不得逾該項目原核定金額之一半，而流出金額亦不得逾該項目核定金額之一半。此一流用事先不須報支科技部，直接依執行機構內部程序即可變動使用，然要流用的項目本來在計畫書中並無編列的話，還是需要事先函文向科技部報備並得其同意：
  1. 101年7月19號新修訂的「行政院國家科學委員會補助專題研究計畫作業要點」：http://www.most.gov.tw/public/Data/273017331171.pdf
  2. 101年7月19號新修訂的「行政院國家科學委員會補助專題研究計畫經費處理原則」：http://www.most.gov.tw/public/Data/2879533671.pdf
  3. <font color="red">待補充事項</font>：項目經費流用的基本流程
• 科技部補助經費除比例的流用外，若有下列事務的變更亦須登錄資創中心內部網站進行變動申請：
  • 審核流程：申請人填寫→計畫主持人審核→中心會計審核→中心主任/副主任審核。
  1. 業務費-國際合作研究計畫國外學者來臺費用項目新增或刪除：http://www.citi.sinica.edu.tw/CCS/eform/eform_NSC_operating_account.php
  2. 研究設備費-研究設備購置項目變更(不限金額)：http://www.citi.sinica.edu.tw/CCS/eform/eform_NSC_equipment_account.php
  3. 國外差旅費-出國目的(出席國際會議差旅費、移地研究差旅費、國際合作研究計畫)變更：http://www.citi.sinica.edu.tw/CCS/eform/eform_abroad_account.php
• 院內經費與院外經費最大的性質差異，在於院內經費為中研院自有財源，故其支出與核銷方面悉依中研院相關規則辦理；院外經費則是依據計畫書之規劃來進行，若計畫書中已清楚擬定，則該項特別採購或經費使用規劃，若不合於一般中研院相關規則，亦可被從寬認可而得以進行例外處理，例如：中研院規定資通服務須優先徵選國內廠商，然若外部經費計畫書已述明將採國外雲端託管服務，則可逕行為之；然外部經費亦有其高度限制的地方，例如書籍、文具等一般性辦公物品，若計畫書擬定時並未登載，則不宜以此類名義動支。

計畫運轉需定期或不定期報支的各項薪酬與帳務費用，原則上可分類為「固定月薪」、「日薪領據」、「非固定薪資領據」（此三類概念上有「薪酬」之性質），以及「出差」和「請購」（此二類概念較無「薪酬」之性質），以下由前至後簡要說明：

• 要將相關費用支付予自然人，該名人員必須先於資創中心下之人事系統登錄有人事資訊(http://citiwww.citi.sinica.edu.tw/citi_page/internal_affairs/newemployee.html)；已登錄人事資料後若需變更相關資訊，例如匯款帳戶，可電洽或郵件予資創中心出納李侑學小姐，提供相關資料（帳戶需書面影本）後，請其代為進行變更。
• 一萬塊以上的費用，原則上須直接款匯廠商，而不適宜直接以現金支付。
• 經費核銷最後紙本傳遞的資創中心對口行政人員，院外經費為謝佳燕小姐，院內經費則為李瑋琪小姐。
• 因應二代健保需扣繳兼職人員（勞健保並未附掛於中研院者）之補充保費，若個別兼任同仁符合免扣補充保費之條件者，可於人事報到之時，填具下列書表並提供相關證明文件，以申請免除扣繳。日後於申請日薪領據或非固家薪領據之報支時，再於備註或說明欄內填註「先前已繳交免扣繳補充保險費申請書並經奉核登記」，即可：
  • 中央研究院資訊科技創新研究中心免扣繳補充保險費申請/異動暨聲明書，按此下載。
  • 大專學生無專職工作聲明書， 按此下載。

1. 月薪：按月定期支付且原則上有固定額度之薪酬，例如全職同仁個人的月薪、院內經費下的兼任月薪（<font color="red">此點待確認</font>）、科技部補助經費下的臨時工月薪（<font color="red">此點待確認</font>），以及撥給在學碩士生與博士生之助學金。定額定期給付之月薪，僅在相關人員報到後第一次，需繳交相關紙本文件予資創中心業管的行政人員，其後經人事系統建檔完成，每個月資創中心人員會自動代為報支相關款項，毋須另行通知。
2. 日薪領據：以日計算工作酬勞之人員，適用日薪領據系統(http://citioa.citi.sinica.edu.tw/OA-WEB_v2/individual/dailyAttendance/dailyAttendance.jsf)，例如勞務採購人員。
   • 此系統任何人員皆可操作（<font color="red">此點待確認</font>），但必須知悉酬勞給付對象之身份證字號/護照號碼，以及出生年月日方可為其登錄報支資訊。
   • 線上操作並列印出日薪領據之後，證明人欄位請計畫主持人簽章，持此紙本透過院內傳遞予中心行政。
3. 非固定薪領據：授課鐘點費、稿酬、譯稿費、校稿費等非以月薪與日薪計算之薪酬，適用非固定薪資領據填報系統(http://citioa.citi.sinica.edu.tw/OA-WEB_v2/projectManager/feeReceipt/feeReceipt.jsf)
   • 此系統任何人員皆可操作（<font color="red">此點待確認</font>），但必須知悉酬勞給付對象之身份證字號/護照號碼，以及出生年月日方可為其登錄報支資訊。
   • 線上操作並列印出領據紙本之後，交由受款人簽名，或經其同意之後以蓋章的方式准認，持此紙本併所需的相關證明文件，透過院內傳遞予中心行政。
   • 內部訓練的授課鐘點費僅能透過院內經費來進行報支，並附上簡式授課內容的紙本說明，此一差異是因院外經費（例如科技部補助經費）的運用，悉以計畫書內容為準，僅得專款專用。
4. 出差：出差是透過請購系統(http://citias.iis.sinica.edu.tw/Purchase/services/forms/travel/add)裡新增出差單的功能來進行申請。
   • 待一切線上流程登錄與批審完畢之後，列印出紙本的出差單，持此紙本出差單併出差各項單據正本（例如高鐵票根、住宿發票或其他證明，或是自行開車往返比照公民營客運最高階來回票價之紙本資料。），透過院內傳遞予中心行政。
5. 請購：請購是透過請購系統(http://citias.iis.sinica.edu.tw/Purchase/services/forms/purchase/add)裡新增請購單的功能來進行申請。簡要來說，薪酬以外的各式採購需求，都是透過請購系統來進行申請，包括設備、物品的採購，文具、耗品、書籍、碳粉匣的補充，皆是透過請購的程序來完成。（<font color="red">待確認資訊</font>：是否日薪領據的報支，毋須再經請購系統來登記，而非固定薪資領據，仍然要經請購系統來登記？！）
   • 待一切線上流程登錄與批審完畢之後，列印出紙本的請購單，持此紙本出差單併請購相關的各項單據正本與說明資料（例如），透過院內傳遞予中心行政。
   • 設備與物品如透過「政府電子採購網」進行採買，則毋須再經過比價程序，若否，則建議在自行採買下單之時，查找不同廠商、不同平台之比價列表或清單，並自行留存以資日後佐證。
   • 一萬塊以上的請購支出，原則上須直接款匯廠商，而不適宜直接以現金支付。
   • 一般辦公室文具、耗品如螢幕清潔劑或高壓噴氣罐，僅能夠以院內經費請購並支付，不宜以院外如科技部補助經費進行支出。

• <font color="red">待確認資訊</font>：非固定薪資除產生領據外，還必須上請購系統請購，那麼日薪領據是否也是如此？

• <font color="red">待確認資訊</font>：管理費是否僅能透過非固定薪資領據的方式報支？依目前對線上系統進行的觀察，僅發現「非固定薪資領據」申報系統可圈選管理費之欄位，那麼其他如月薪、日薪領據、國外差旅、設備採購與出差請購，是否得以紙本的方式支用之？

• <font color="red">待確認資訊</font>：2013/10/29從業務費轉入85,000至設備費，然此一資訊並未登錄於設備費帳上，目前設備費登錄仍是原核定255,000減去已花費之253,309，餘額1,691？
• 設備請購與核銷於資創中心的行政對口人員為總務劉盈真小姐。

• <font color="red">待確認資訊</font>：非固定薪資除產生領據外，還必須上請購系統請購，那麼日薪領據是否也是如此？
• <font color="red">待確認資訊</font>：院內管理費是否專屬於計畫主持人個人，故毋紀錄與登錄之需求與必要？

應可改易與應用典範技術事務一併處理？

• 申請對象：致電或發信向資創中心總務劉瑩真小姐進行申請。
• 停車券使用上有定式登記表格，該表格於填註幾張或以半年、一年為期，經計畫主持人簽註之後紙本傳遞回中心總務人員。

梅枝的相關聯絡資訊

是不是設一個文件區，讓同仁將相關文件存放於此，然後每週定時派員將文件呈予計畫主持人進行簽章？

此項工作應可輕政簡賦的取消掉？

• 文件提供予秘書與會計
• 需支出場地費之文件交予主任英文秘書張玉嬋小姐
• 免費借用場地之文件交予主任中文秘書葉昱昕小姐